asszisztensed.com

Esettanulmány: WEBÁRUHÁZASOK! Így NE!

 

A mai írás megtörtént esetet dolgoz fel, olyannyira, hogy mai a levelezés.

Előzmény: Több, mint 2 hete vásároltam két darab jegyet online, amit ki is fizettem. A honlapon feltüntetett 3-5 napos szállítási idő helyett, még a mai napig sem kaptam meg a jegyeket. A többi szerintem a levelezésből világosan ki fog derülni.

FONTOS! Ez egy magánlevelezés, azaz mint Sohan Zsuzsi leveleztem, nem a cégemet képviseltem.

 

Continue reading “Esettanulmány: WEBÁRUHÁZASOK! Így NE!”

asszisztensed.com

Hasznos programok az asszisztensedtől 2.

Korábbi bejegyzésünkben már bemutattunk egy remek programot, amit mi is szeretünk használni. Továbbra is szeretnénk veled olyan nagyszerű és hasznos programokat és alkalmazásokat megosztani, amelyek a te munkádat is eredményesebbé teszik, és időt is spórolnak neked. Szeretnénk, ha ezek a programok a te életedet is megkönnyítenék.

1. TEAMVIEWER

www.teamviewer.com
www.teamviewer.com
Tapasztalatból mondhatjuk hogy az online munkavégzés során előfordulnak olyan pillanatok amikor a telefonos segítség már nem elég. Ha elakadtál egy feladat elvégzése közben, és nincs melletted senki, aki ránézne a gépedre, hogy hol lehet a hiba, akkor ez a nagyszerű program lehet a megoldás. Ha nincs arra lehetőségetek, hogy átugorjatok egymáshoz, akkor a Teamviewer program nagyon nagy segítségetekre lehet.
Ez egy olyan ingyenesen is használható alkalmazás, amely összeköti a számítógépeiteket. A program segítségével láthatjátok egymás gépét, monitorját és könnyedén megtalálhatjátok a hibát, vagy azt a pontot, részletet, ahol elakadt a munka.

2. WISESTAMP

www.wisestamp.com
www.wisestamp.com
Amikor először küldesz e-mailt egy új partner számára, jól át kell gondolnod mindent, mert már egy e-mail is sok mindent elárul rólad. Hogy milyen a stílusa, a kinézete, a szövegezése?! Ezek mind-mind nagyon fontos szerepet játszanak az első benyomás kialakításában. Ha megvan a kiforrott stílusod, és odafigyelsz az érdeklődést felkeltő, helyes megfogalmazásra, már nagyjából nyert ügyed van. A céges levelezés azonban azt is megkívánja, hogy az ügyfél számára minden egyes levél végén megtalálhatóak legyenek az elérhetőségeid. Ezt egyszerűen megoldhatod a levelezőrendszer segítségével. Ha azonban egy kicsit különlegesebbet, igényesebbet szeretnél, próbáld ki a wisestamp alkalmazást. A wisestamp segítségével egy kis egyediséget csempészhetsz az aláírásodba. A design, a színek, a személyes fotók életre keltik a személyiségedet.

3. CAMSCANNER

www.camscanner.com
www.camscanner.com

Mivel online végezzük a munkánkat, a munkavégzés helye nincs helyhez kötve. Ha menet közben bárhol, bármikor szükségünk lenne arra, hogy egy dokumentumot aláírva eljuttassunk az Ügyfélhez, arra is van megoldásunk. Persze, meg lehet oldani egy egyszerű telefonnal is, ami tud fényképet készíteni, de mi ettől azért egy profibb megoldást használunk. A Camscanner applikáció letölthető a telefonodra. Van ingyenes verziója, ami 4 lap szkennelését engedélyezi, de ha beválik és gyakrabban szükséged lehet erre az alkalmazásra, igen kedvező áron kapsz korlátlan hozzáférést. Ha te is folyton úton vagy ezt a programot imádni fogod. Könnyedén alkalmazható, praktikus és gond nélkül használható bárhol. Próbáld ki és növeld ezzel is céged eredményességét! Könnyű hozzászokni a kényelmes megoldásokhoz! 🙂

4. WETRANSFER

www.wetransfer.com
www.wetransfer.com

Amikor az ügyfeleiddel, partnereiddel dolgozol, előfordulhat, hogy nagyobb méretű anyagokat, több dokumentumot kell átküldened egyszerre. Ha ezt a sima levelezőrendszereden keresztül küldöd, gyakran több e-mailbe kell szétbontanod, mert egyszerre, egy levélben nem tudod átküldeni. Ehhez javasoljuk a WeTransfer programot, amely abban segít, hogy több anyagot, akár egy egész mappát könnyedén átküldj a partnerednek. A dokumentumok kézbesítéséről és a letöltésről értesítést is kapsz. Így egyszerűen ellenőrizhető a folyamat. Már az ingyenes verzió is alkalmas lehet a mindennapi használatra. Itt 7 napig tárolják az elküldött anyagokat, 7 nap után törlésre kerülnek. Ha legközelebb nagyobb mennyiségű anyagot akarsz küldeni, ne bajlódj az e-maillel, jusson eszedbe a Wetransfer.

Ha kipróbálod a fenti programok valamelyikét, nagyon örülnénk, ha megosztanád velünk a tapasztalataidat. Szívesen vennénk azt is, ha elküldenéd nekünk, hogy te milyen alkalmazást használsz, amivel megkönnyíted a mindennapi munkavégzésedet.

asszisztensed.com

10 lenyűgöző iroda a kertben. Te melyiket választanád?

Ha elképzeled álmaid irodáját, milyen helyen látod magad munka közben? Szeretnél válogatni a különlegesebbnél-különlegesebb irodai lehetőségek közül? Hoztam neked pár lélegzetelállító példát, hátha megtalálod álmaid irodáját.

Amióta asszisztensként dolgozom, egyre inkább fontos, hogy mindig rendben tartsam az irataimat, hogy mindent azonnal megtalálják és legyen benne rendszer. A napokban azon gondolkodtam, hogy hogyan rendezzük át a lakást úgy, hogy mindenkinek és mindennek meglegyen a legideálisabb helye. Biztosan benned is felmerült már ez a kérdés korábban.

Akárhogy osztottam, szoroztam, rájöttem, hogy én az irodámmal előbb-utóbb “házon kívülre” kerülök. 🙂 Ekkor fedeztem fel olyan kerti irodai lehetőségeket, un. Garden office-okat, amelyek megoldást nyújthatnának a felvetett kérdésemre. A lehetőségek pedig azonnal lenyűgöztek.

Összegyűjtöttem nektek ebből párat. Ideális, kényelmes, praktikus, modern megoldások. Már csak azt kellene eldönteni, hogy ki melyiket válassza. 🙂 Nektek, melyik tetszik a legjobban? Nézzétek meg őket! Kíváncsi vagyok a véleményetekre.

1. A nyugalom szigete a kert végében
forrás: http://www.inspiredhomeideas.com
forrás: http://www.inspiredhomeideas.com

Csend, nyugalom, lágy szellők suhogása, madarak csiripelése. Ideális helyszín az elmélkedésre, ötletelésre, hatékony munkavégzésre.

2. Modern iroda egy kis kényelemmel fűszerezve
forrás: http://initstudios.co.uk/
forrás: http://initstudios.co.uk/

Ki ne szeretne egy ilyen modern, felszerelt, kényelmes “irodában” dolgozni? Én azonnal lecserélem a kis irodai sarkomat erre a kerti irodára.

3. Fő a letisztultság
http://www.ukgardenoffices.co.uk/
http://www.ukgardenoffices.co.uk/

Rend, tisztaság, letisztultság. Semmi fölösleges kacat, vagy zavaró tényező, csak a legszükségesebb dolgok. Itt lehet igazán koncentrálni és csak az aktuális projektre figyelni.

4. Egyedi formák bűvöletében
forrás: http://www.ukgardenoffices.co.uk/
forrás: http://www.ukgardenoffices.co.uk/

Ugye, el tudod képzelni magad, ahogy ott bent dolgozol, és ha bárki keres téged, boldogan mutatod be neki az irodádat? Én így tennék. Pont passzolna is ez a forma a kertünkhöz. Különleges kialakítás, nagyszerű tervezés. Én még oda képzelem a kényelmes kanapét is az iroda elé a teraszra.

5. Beolvadva a környezetbe
forrás: http://www.contemporarygardenrooms.co.uk
forrás: http://www.contemporarygardenrooms.co.uk

Az alkotás, elmélkedés, ötletelés legideálisabb helyszíne. Kihasználva a környezet adta szépségeket, itt minden adott a fejlődésre. Bármikor szívesen szerveznék ide egy tárgyalást, ötletelést, felemelő beszélgetést a partnerekkel, kollégákkal. Itt hihetetlenül inspiráló lenne a munka.

6. Luxus 4 m2-en
forrás: http://www.prefabfan.com/
forrás: http://www.prefabfan.com/

A technika zseniális lehetőségei. Egy aprócska kabin, melyben minden adott a hatékony és eredményes munkavégzéshez. Ha bárki zavarna, csak magunkra húzzuk az ajtót, és teljesen elzárva a külvilágtól foglalkozhatunk azzal, amivel igazán szeretnénk: a munkánkkal.

7. Otthonos környezetben
forrás: http://www.homelodge.co.uk/
forrás: http://www.homelodge.co.uk/

Ha bizalmi kapcsolatot építesz ki a partnereiddel, ügyfeleiddel, akár a személyes teredbe is beengeded. Ide bármikor elhívhatod. Otthonos környezetben, barátságos hangulatban dolgozhattok a közös projekteken. Az épület lehetőséget kínál akár irodai sarok, tárgyalórész és irattár kialakítására is. Remek megoldás.

8. Modern egyszerűség
forrás: http://homeli.co.uk
forrás: http://homeli.co.uk

Lehetne ez akár egy tanulószoba is. Könyvek, polcok, számítógép. Minden megvan benne, amire szükség van a fejlődéshez, tanuláshoz, sikeres munkavégzéshez. Bármikor elfogadnám ezt az irodát a kertben.

9. Igényesség miniben
forrás: http://homeli.co.uk
forrás: http://homeli.co.uk

Egy kis helyen, sarokban, kert végében, vagy a ház oldalában is könnyedén elhelyezhető aprócska világ. Nem hiányzik belőle semmi. Innen irányíthatsz egy online birodalmat is akár. Határ a csillagos ég. Megyek és rögtön magamra is húzom a kabin ajtaját.

Szinte bármelyik irodát szívesen elfogadnám. Gondolkodás nélkül átadnám valamelyik családtagomnak a mostani helyemet, ha cserébe egy ilyen kerti irodával lephetném meg magam. Te is így vagy ezzel?
Zseniális megoldások, amikor otthonról dolgozol, és túl kicsi a lakás, vagy egyszerűen csak nem szeretnéd a munkát a családi élettel összekeverni.

asszisztensed.com

Valóban titkárnők vagytok a neten?

Some sun andvitamin sea
Amikor megkérdezik tőlünk, hogy pontosan mivel foglalkozunk, mindig hosszasan és részletesen elmeséljük, hogy milyen feladatokat látunk el, majd egy rövid idő után mindig azt válaszoljuk, hogy „titkárnők vagyunk a neten”. Ez azonban egyáltalán nem pontos megfogalmazás.

Igazából mi jut eszedbe, ha egy titkárnőre gondolsz?

– valaki, aki fénymásol, faxol, nyomtat, telefonokat intéz és kávét főz, és még sorolhatnám a sztereotípiákat, amiket egy titkárnővel szoktunk párosítani, de inkább nem teszem. 😉
Nos, mi ettől azért egy picit összetettebb dolgot teszünk. Continue reading “Valóban titkárnők vagytok a neten?”

asszisztensed.com

Van feladatlistád? De minek?

Van feladatlistád? Jó egyáltalán vagy csak frusztrál?

 

beard-2286440_640Megismertem valakit. Inspiráló személyiség, kitartó, makacs, önfejű, a céljaiért tenni akaró ember. Mindezek a tulajdonságok becsülendők, ha az ember vállalkozó. Gyakorlatilag azóta vállalkozó, amióta ezt a kora lehetővé tette. Rengeteget lehet(ne) tanulni tőle…

Én ehhez képest sehol sem vagyok, hiszen “csak” pár éve vállalkozom, de mégis van pár dolog, amiben egy ilyen rutinos rókának segíteni tudok.

 

Continue reading “Van feladatlistád? De minek?”

asszisztensed.com

Szabolcs és az asszisztens munka

 

Kedves Szabolcs!

Lucy, (9)Nem tudom elolvasod-e majd ezt a cikket. Őszintén remélem, hogy nem haragszol meg, amiért rólad írok most, de nekem rettentő tanulságos volt a beszélgetésünk és szeretném ha a cégvezetők, döntési pozícióban lévők elgondolkoznának rajta. Te és a történeted ebben segíthet és elindulhat a változás.

Köszönöm neked. :*

Continue reading “Szabolcs és az asszisztens munka”

asszisztensed.com

Ha túl magas a léc…

 

Nálad is túl magas a léc?

Lucy, (11)Ma nálam járt a kedvenc csontkovácsom. Oké, csak őt ismerem, így egyetlenként a kedvencem. Szeretem őt, mert amellett, hogy a testemet karbantartja, a “fejemet” is rendbe teszi.

Szeretek számomra érdekes emberekkel beszélgetni, mert mindig tanulok tőlük valami olyat, amit nem tudtam vagy amire nem is gondoltam addig. Nos, ma is így volt a kezelés után.

Zsolt elmondta az idei terveit, ez kb. úgy néz ki, hogy 2 stúdióalbum, 15 ország, 2 könyv, 1 szótár + ugye a kezelések, család…bár az országok nagy részébe a munkája miatt megy, de ez most mellékes. Ahogy ismerem őt, ennek a nagy részét meg is valósítja majd, mert hihetetlen egy csávó. De nem fényezem tovább, folytatom, hogy lásd a lényeget.

 

Continue reading “Ha túl magas a léc…”

asszisztensed.com

Lehet, hogy neked is szükséged van ránk?!

 

Lucy, (2)Talán, még te sem tudod. Csak azt érzed, valami hiányzik, valami gátol, akadályoz és valamiért nem úgy haladnak a dolgok.
Mikor merülhet fel az igényed?
Ha már régóta egy helyben toporogsz.. Rengeteg terved, ötleted van, de egyiket sem sikerül megvalósítanod… Sosincs időd semmire. Folyamatosan dolgozol, de nem látod az eredményeket. A családodat már csak fényképeken látod. Engedd meg, hogy segítsünk, hogy 2017-ben újra kirobbanó formában szerepelj a saját üzletedben. Újra teljes emberként koncentrálj a terveidre!
 
Hogyan?
Számos vállalkozóval beszélgettünk mostanában, akik arról panaszkodtak, hogy hiába dolgoztak egyre többet, az üzletük mégsem fejlődött olyan mértékben, ahogyan szerették volna. Mi azt szeretnénk, ha ez 2017-ben másképp alakulna.
Adj most magadnak pár percet és válaszolj a következő 3 kérdésre a cég feladataival kapcsolatosan:
  1. Melyek azok a feladatok, amiket folyamatosan halogatsz? Amiket csak akkor végzel el, amikor már késő, vagy egyáltalán el sem végzel?
  2. Milyen munkával töltöd legszívesebben az időt? Mi lenne, ha erre a tevékenységedre több időd jutna hetente? Hogyan befolyásolná ez céged sikerességét?
  3. Milyen mértékű nyereség és hatékonyság növekedést tervezel erre az évre? Milyen kisebb munkák precíz, pontos elvégzése támogatná terveid sikeres megvalósítását?
Ha a fenti kérdések megválaszolása után találsz olyan munkát, ami folyamatos kihívást jelent számodra, amit legszívesebben kiszerveznél, ne halogass tovább. A halogatott munkák helyett fókuszálj a terveidre és a céljaidra. Éld át újra a kezdeti lelkesedést, és hagyd a mumusokat másra.
Hogy pontosan milyen munkákra gondolunk?
  • Ha túl sok a kintlévőséged, és nincs erőd, időd a számlák behajtásával foglalkoznod.
  • Ha csak naponta gyűlnek a megválaszolatlan levelek a postafiókodban, de nem tudod, melyikkel foglalkozz előbb.
  • Ha sosem találsz meg egyetlen dokumentumot sem, amire éppen szükséged lenne.
  • Ha még nem tudod pontosan, mi is az, ami a segítségedre lehet, csak azt érzed, hogy túl sok, vagy túl szerteágazó, akkor sincs gond. Írj nekünk a mindennapjaidról, a munkáidról és egy konzultáció keretében beszélgessünk arról, hogyan tehetnénk mindezt hatékonyabbá.
Ha pontosan tudod, miben segíthetünk, csak küldd el számunka terveidet, igényeidet és kérd próbamunkánkat. Közösen sikerülni fog.

Continue reading “Lehet, hogy neked is szükséged van ránk?!”

asszisztensed.com

Hogyan add ki a munkát egy online munkatárs számára?

Lucy, (4)Mielőtt belekezdünk a munkába, engedjétek meg nekem, hogy külön említsek pár szót az online munkavégzésről. Még mindig sokan vannak, akik kétkedve fogadják a virtuális asszisztens segítséget, mint lehetőséget. Ilyenkor a következő kérdést szokott bennem felmerülni:

Ha betanítasz egy új kollégát, hogyan teszed?
– Ott ülsz mellette, fogod a kezét?
– Vagy egyszerűen átadod a szükséges információkat, elérési útvonalakat, sablonokat és elmeséled, pontosan mit is szeretnél tőle.
A munka átadásának 3 legfontosabb lépése
1. Munkával kapcsolatos részletek
Egy új kolléga betanítása online is tökéletesen működik. Telefonon, e-mailen minden információt át tudsz adni neki. Ha mindenképp el akarod mutogatni a lépéseket, erre is van lehetőség. Megmutatod neki Skype-on, vagy használtok olyan programot, ahol látjátok egymás monitorját a képernyőn (pl. https://www.teamviewer.com/hu/). Ha ez a két verzió kevésnek bizonyul, mi minden esetben fel szoktuk ajánlani, hogy az első alkalommal találkozzunk személyesen. Ez egyrészt lehetőséget biztosít az ismerkedésre és egy személyesebb kapcsolat megalapozására, illetve minden információ közvetlen átadására.  A továbbiakban ez a lépés már elhanyagolható.

Continue reading “Hogyan add ki a munkát egy online munkatárs számára?”

asszisztensed.com

Szervezetten, mégis kreatívan

 “Szabadságra vágysz? Szervezd meg életed! Szervezetten szeretnél élni? Légy kreatív!”
Akár ez is lehetne az Asszisztensed.com mottója.
Tennivaló lista (1)Munkánk során kaptunk már olyan megjegyzéseket, amik az adminisztrációs feladatok monotonitására utaltak.
Talán, egy-egy munkafolyamat unalmasnak tűnhet, mi mégis kihívásként tekintünk rá. Apró részleteiben megismerni egy cég tevékenységeit, ugyanakkor teljes egészében látni a célt és a küldetést, nem nevezhető egyszerű feladatnak. Nem csupán az adott részfeladatra koncentrálunk, hanem arra is, hogy az adott feladat elvégzése, hogyan illeszkedik az egész terület egységébe.
Igyekszünk mindig olyan személyre szabott rendszereket, hatékony megoldásokat keresni, amelyek bevezetésével az egyes feladatok elvégzése sokkal gördülékenyebben működik, és könnyedén teljesíthetővé válik. Hosszabb távra és a jövőbe tekintve keressük a megoldásokat.
Amikor megkapunk egy munkát, mindig van nálunk egy úgy nevezett nulladik fázis. Ebben a teszt időszakban pontosan vezetünk mindent. Mérjük az időt, figyeljük az egymást követő lépéseket, és a folyamat során összegyűjtjük, hogy mely lépések vonhatók össze, esetleg hagyhatók el. Az első időkben a munkára fordított idő a végére jelentősen redukálódik. Ez ad értéket a munkának.
Egy hiba kiküszöbölése, egy újítás, egy egyszerűsített lépés igazi sikerélmény! Úgy gondolom, ezek kifejezetten kreativitást igénylő feladatok. Imádunk az ügyfél érdekeit szem előtt tartva ötletelni, tervezni, tesztelni, újragondolni és továbbfejleszteni.  A kipróbált és bevált technikákat beépítjük a rendszerbe, ami ezek után szervezetten, szinte rutinszerűen működik tovább.
Néha göröngyös út vezet az ötlettől a megvalósításig, de maga az út is lehet élvezetes, a végeredmény pedig várakozáson felüli. Szóval, szervezetten is lehet kreatívan. A két dolog nem zárja ki egymást. Sőt, nálunk így együtt működik tökéletesen a dolog.
Kata