Blog

Mike Archer

Hibáztam… Kétszer is. Te is szoktál?

Hibáztam…

Aki szolgáltatást kínál, annak különös gonddal kell az ügyfelek kéréseivel, igényeivel foglalkozni. Mit vársz el, ha egy szolgáltatást vásárolsz? Precizitást, pontosságot, szakértelmet, ugye? Miért választod azt a szolgáltatót, akit végülis választasz? A kéréseidnek megfelelő és határidőre történő munkavégzés miatt.

Hogy mindezek teljesüljenek a munka tényleges elvégzőjének maximális koncentrációval és hozzáértéssel kell rendelkeznie. Nem elég a 80%. Csak a 100. Az általad teljesíthető maximum.

Vannak maximalista emberek. Talán, te is az vagy. Rám (Kata) is mondják ezt néha. Nem volt ez mindig így. A középsuliban még átlagos négyes voltam, a főiskolán pedig a “csak legyen meg” volt a cél. A munkahelyeimen mégis egyre nagyobb pontossággal, és precizitással dolgoztam. Minden részletre odafigyeltem. Ha tehettem, mindent duplán leellenőriztem. Asszisztensként is különös gonddal végeztem el a feladataimat, hogy az értéket adjon a munkához. Continue reading “Hibáztam… Kétszer is. Te is szoktál?”

asszisztensed.com

Esettanulmány: WEBÁRUHÁZASOK! Így NE!

 

A mai írás megtörtént esetet dolgoz fel, olyannyira, hogy mai a levelezés.

Előzmény: Több, mint 2 hete vásároltam két darab jegyet online, amit ki is fizettem. A honlapon feltüntetett 3-5 napos szállítási idő helyett, még a mai napig sem kaptam meg a jegyeket. A többi szerintem a levelezésből világosan ki fog derülni.

FONTOS! Ez egy magánlevelezés, azaz mint Sohan Zsuzsi leveleztem, nem a cégemet képviseltem.

 

Continue reading “Esettanulmány: WEBÁRUHÁZASOK! Így NE!”

Mike Archer

Hasznos programok az asszisztensedtől 2.

Korábbi bejegyzésünkben már bemutattunk egy remek programot, amit mi is szeretünk használni. Továbbra is szeretnénk veled olyan nagyszerű és hasznos programokat és alkalmazásokat megosztani, amelyek a te munkádat is eredményesebbé teszik, és időt is spórolnak neked. Szeretnénk, ha ezek a programok a te életedet is megkönnyítenék.

1. TEAMVIEWER

www.teamviewer.com
www.teamviewer.com
Tapasztalatból mondhatjuk hogy az online munkavégzés során előfordulnak olyan pillanatok amikor a telefonos segítség már nem elég. Ha elakadtál egy feladat elvégzése közben, és nincs melletted senki, aki ránézne a gépedre, hogy hol lehet a hiba, akkor ez a nagyszerű program lehet a megoldás. Ha nincs arra lehetőségetek, hogy átugorjatok egymáshoz, akkor a Teamviewer program nagyon nagy segítségetekre lehet.
Ez egy olyan ingyenesen is használható alkalmazás, amely összeköti a számítógépeiteket. A program segítségével láthatjátok egymás gépét, monitorját és könnyedén megtalálhatjátok a hibát, vagy azt a pontot, részletet, ahol elakadt a munka.

2. WISESTAMP

www.wisestamp.com
www.wisestamp.com
Amikor először küldesz e-mailt egy új partner számára, jól át kell gondolnod mindent, mert már egy e-mail is sok mindent elárul rólad. Hogy milyen a stílusa, a kinézete, a szövegezése?! Ezek mind-mind nagyon fontos szerepet játszanak az első benyomás kialakításában. Ha megvan a kiforrott stílusod, és odafigyelsz az érdeklődést felkeltő, helyes megfogalmazásra, már nagyjából nyert ügyed van. A céges levelezés azonban azt is megkívánja, hogy az ügyfél számára minden egyes levél végén megtalálhatóak legyenek az elérhetőségeid. Ezt egyszerűen megoldhatod a levelezőrendszer segítségével. Ha azonban egy kicsit különlegesebbet, igényesebbet szeretnél, próbáld ki a wisestamp alkalmazást. A wisestamp segítségével egy kis egyediséget csempészhetsz az aláírásodba. A design, a színek, a személyes fotók életre keltik a személyiségedet.

3. CAMSCANNER

www.camscanner.com
www.camscanner.com

Mivel online végezzük a munkánkat, a munkavégzés helye nincs helyhez kötve. Ha menet közben bárhol, bármikor szükségünk lenne arra, hogy egy dokumentumot aláírva eljuttassunk az Ügyfélhez, arra is van megoldásunk. Persze, meg lehet oldani egy egyszerű telefonnal is, ami tud fényképet készíteni, de mi ettől azért egy profibb megoldást használunk. A Camscanner applikáció letölthető a telefonodra. Van ingyenes verziója, ami 4 lap szkennelését engedélyezi, de ha beválik és gyakrabban szükséged lehet erre az alkalmazásra, igen kedvező áron kapsz korlátlan hozzáférést. Ha te is folyton úton vagy ezt a programot imádni fogod. Könnyedén alkalmazható, praktikus és gond nélkül használható bárhol. Próbáld ki és növeld ezzel is céged eredményességét! Könnyű hozzászokni a kényelmes megoldásokhoz! 🙂

4. WETRANSFER

www.wetransfer.com
www.wetransfer.com

Amikor az ügyfeleiddel, partnereiddel dolgozol, előfordulhat, hogy nagyobb méretű anyagokat, több dokumentumot kell átküldened egyszerre. Ha ezt a sima levelezőrendszereden keresztül küldöd, gyakran több e-mailbe kell szétbontanod, mert egyszerre, egy levélben nem tudod átküldeni. Ehhez javasoljuk a WeTransfer programot, amely abban segít, hogy több anyagot, akár egy egész mappát könnyedén átküldj a partnerednek. A dokumentumok kézbesítéséről és a letöltésről értesítést is kapsz. Így egyszerűen ellenőrizhető a folyamat. Már az ingyenes verzió is alkalmas lehet a mindennapi használatra. Itt 7 napig tárolják az elküldött anyagokat, 7 nap után törlésre kerülnek. Ha legközelebb nagyobb mennyiségű anyagot akarsz küldeni, ne bajlódj az e-maillel, jusson eszedbe a Wetransfer.

Ha kipróbálod a fenti programok valamelyikét, nagyon örülnénk, ha megosztanád velünk a tapasztalataidat. Szívesen vennénk azt is, ha elküldenéd nekünk, hogy te milyen alkalmazást használsz, amivel megkönnyíted a mindennapi munkavégzésedet.

Mike Archer

10 lenyűgöző iroda a kertben. Te melyiket választanád?

Ha elképzeled álmaid irodáját, milyen helyen látod magad munka közben? Szeretnél válogatni a különlegesebbnél-különlegesebb irodai lehetőségek közül? Hoztam neked pár lélegzetelállító példát, hátha megtalálod álmaid irodáját.

Amióta asszisztensként dolgozom, egyre inkább fontos, hogy mindig rendben tartsam az irataimat, hogy mindent azonnal megtalálják és legyen benne rendszer. A napokban azon gondolkodtam, hogy hogyan rendezzük át a lakást úgy, hogy mindenkinek és mindennek meglegyen a legideálisabb helye. Biztosan benned is felmerült már ez a kérdés korábban.

Akárhogy osztottam, szoroztam, rájöttem, hogy én az irodámmal előbb-utóbb “házon kívülre” kerülök. 🙂 Ekkor fedeztem fel olyan kerti irodai lehetőségeket, un. Garden office-okat, amelyek megoldást nyújthatnának a felvetett kérdésemre. A lehetőségek pedig azonnal lenyűgöztek.

Összegyűjtöttem nektek ebből párat. Ideális, kényelmes, praktikus, modern megoldások. Már csak azt kellene eldönteni, hogy ki melyiket válassza. 🙂 Nektek, melyik tetszik a legjobban? Nézzétek meg őket! Kíváncsi vagyok a véleményetekre.

1. A nyugalom szigete a kert végében
forrás: http://www.inspiredhomeideas.com
forrás: http://www.inspiredhomeideas.com

Csend, nyugalom, lágy szellők suhogása, madarak csiripelése. Ideális helyszín az elmélkedésre, ötletelésre, hatékony munkavégzésre.

2. Modern iroda egy kis kényelemmel fűszerezve
forrás: http://initstudios.co.uk/
forrás: http://initstudios.co.uk/

Ki ne szeretne egy ilyen modern, felszerelt, kényelmes “irodában” dolgozni? Én azonnal lecserélem a kis irodai sarkomat erre a kerti irodára.

3. Fő a letisztultság
http://www.ukgardenoffices.co.uk/
http://www.ukgardenoffices.co.uk/

Rend, tisztaság, letisztultság. Semmi fölösleges kacat, vagy zavaró tényező, csak a legszükségesebb dolgok. Itt lehet igazán koncentrálni és csak az aktuális projektre figyelni.

4. Egyedi formák bűvöletében
forrás: http://www.ukgardenoffices.co.uk/
forrás: http://www.ukgardenoffices.co.uk/

Ugye, el tudod képzelni magad, ahogy ott bent dolgozol, és ha bárki keres téged, boldogan mutatod be neki az irodádat? Én így tennék. Pont passzolna is ez a forma a kertünkhöz. Különleges kialakítás, nagyszerű tervezés. Én még oda képzelem a kényelmes kanapét is az iroda elé a teraszra.

5. Beolvadva a környezetbe
forrás: http://www.contemporarygardenrooms.co.uk
forrás: http://www.contemporarygardenrooms.co.uk

Az alkotás, elmélkedés, ötletelés legideálisabb helyszíne. Kihasználva a környezet adta szépségeket, itt minden adott a fejlődésre. Bármikor szívesen szerveznék ide egy tárgyalást, ötletelést, felemelő beszélgetést a partnerekkel, kollégákkal. Itt hihetetlenül inspiráló lenne a munka.

6. Luxus 4 m2-en
forrás: http://www.prefabfan.com/
forrás: http://www.prefabfan.com/

A technika zseniális lehetőségei. Egy aprócska kabin, melyben minden adott a hatékony és eredményes munkavégzéshez. Ha bárki zavarna, csak magunkra húzzuk az ajtót, és teljesen elzárva a külvilágtól foglalkozhatunk azzal, amivel igazán szeretnénk: a munkánkkal.

7. Otthonos környezetben
forrás: http://www.homelodge.co.uk/
forrás: http://www.homelodge.co.uk/

Ha bizalmi kapcsolatot építesz ki a partnereiddel, ügyfeleiddel, akár a személyes teredbe is beengeded. Ide bármikor elhívhatod. Otthonos környezetben, barátságos hangulatban dolgozhattok a közös projekteken. Az épület lehetőséget kínál akár irodai sarok, tárgyalórész és irattár kialakítására is. Remek megoldás.

8. Modern egyszerűség
forrás: http://homeli.co.uk
forrás: http://homeli.co.uk

Lehetne ez akár egy tanulószoba is. Könyvek, polcok, számítógép. Minden megvan benne, amire szükség van a fejlődéshez, tanuláshoz, sikeres munkavégzéshez. Bármikor elfogadnám ezt az irodát a kertben.

9. Igényesség miniben
forrás: http://homeli.co.uk
forrás: http://homeli.co.uk

Egy kis helyen, sarokban, kert végében, vagy a ház oldalában is könnyedén elhelyezhető aprócska világ. Nem hiányzik belőle semmi. Innen irányíthatsz egy online birodalmat is akár. Határ a csillagos ég. Megyek és rögtön magamra is húzom a kabin ajtaját.

Szinte bármelyik irodát szívesen elfogadnám. Gondolkodás nélkül átadnám valamelyik családtagomnak a mostani helyemet, ha cserébe egy ilyen kerti irodával lephetném meg magam. Te is így vagy ezzel?
Zseniális megoldások, amikor otthonról dolgozol, és túl kicsi a lakás, vagy egyszerűen csak nem szeretnéd a munkát a családi élettel összekeverni.

Mike Archer

Valóban titkárnők vagytok a neten?

Some sun andvitamin sea
Amikor megkérdezik tőlünk, hogy pontosan mivel foglalkozunk, mindig hosszasan és részletesen elmeséljük, hogy milyen feladatokat látunk el, majd egy rövid idő után mindig azt válaszoljuk, hogy „titkárnők vagyunk a neten”. Ez azonban egyáltalán nem pontos megfogalmazás.

Igazából mi jut eszedbe, ha egy titkárnőre gondolsz?

– valaki, aki fénymásol, faxol, nyomtat, telefonokat intéz és kávét főz, és még sorolhatnám a sztereotípiákat, amiket egy titkárnővel szoktunk párosítani, de inkább nem teszem. 😉
Nos, mi ettől azért egy picit összetettebb dolgot teszünk. Continue reading “Valóban titkárnők vagytok a neten?”

Mike Archer

Van feladatlistád? De minek?

Van feladatlistád? Jó egyáltalán vagy csak frusztrál?

 

beard-2286440_640Megismertem valakit. Inspiráló személyiség, kitartó, makacs, önfejű, a céljaiért tenni akaró ember. Mindezek a tulajdonságok becsülendők, ha az ember vállalkozó. Gyakorlatilag azóta vállalkozó, amióta ezt a kora lehetővé tette. Rengeteget lehet(ne) tanulni tőle…

Én ehhez képest sehol sem vagyok, hiszen “csak” pár éve vállalkozom, de mégis van pár dolog, amiben egy ilyen rutinos rókának segíteni tudok.

 

Continue reading “Van feladatlistád? De minek?”

Mike Archer

Egyedül már nem megy? Segítünk…

szánj időt magadra és válaszolj

Egyedül már nem megy?

Egy vállalkozás indulásakor teljesen természetes, hogy mindent te magad csinálsz. Ez így normális. Te vagy az ügyvezető, a tulajdonos, a pénzügyes, az értékesítő, a beszerző, a marketinges, sőt még az asszisztens is.

Hogyan is engedhetnél meg magadnak egy alkalmazottat, amikor még szinte bevételed sincsen?! Hosszú, átdolgozott éjszakák, folyamatos ötletelés, tervezés és újratervezés… Ez jellemzi a kezdeti időszakot. Aztán jönnek az első hivatalos megbeszélések, a pozitív visszajelzések, sikerélmények és az első megrendelés… Emlékszel még a legelső megrendelésedre, az első számlára, amit kiállítottál? Ugye, milyen fantasztikus érzés? Nos, ezek adják a lendületet a folytatáshoz. Hogy továbbra is éjt-nappallá téve dolgozz, hogy elérd a vevőket, hogy kielégítsd a különleges kéréseiket, hogy fejlődj, hogy növekedj. Aztán eljön a pont, amikor már egyedül nem megy. Mit tehetsz ilyenkor?

Mielőtt elhamarkodott döntést hoznál, jól gondold végig, hogyan tovább.

Tedd fel a következő 3 kérdést magadnak:

1. Milyen munkatevékenységeket végzel szívesen a vállalkozásodban?
Sorold fel pontról-pontra, pl.
– ügyfelek hívása, –
– találkozók megbeszélése,
– termék/szolgáltatás fejlesztése
– szakmai cikkek megírása

2. Milyen feladatokat nem végzel szívesen?

Ide is írd össze felsorolásszerűen a tevékenységeket, pl.
– számlák kiállítása,
– adatbázisok készítése,
– cikkek beidőzítése a közösségi média felületeken,
– archiválás, iratrendezés

3. Milyen feladatokat halogatsz folyton?

Mindent írj le, amit az utóbbi időben legalább 2-3 napon keresztül minden nap felírtál, – vagy gondolatban beterveztél az aznapi teendőid közé -, aztán mégis másnapra halasztottad. pl.
– dokumentumok rendszerezése,
– e-mailek feldolgozása,
– termékfejlesztéshez szükséges háttérmunkák előkészítése
– piackutatás

Miért fontos ezeknek a kérdéseknek a pontos megválaszolása? Hogy tudd, kire van szükséged, ki az aki a 2. és 3. pontban felsorolt feladatok elvégzésében a segítségedre lehet. Mert egyedül nem fogod győzni sokáig. Ideig-óráig lehet, de hosszú távon nem kivitelezhető. Szánj most pár percet arra, hogy elgondolkozol a fenti 3 kérdésen, és kialakul egy kép benned arról, hogy valójában mit is szeretnél. A többi pedig jönni fog magától. Ha elakadtál, vagy nem vagy biztos a dolgodban, írj nekünk, és örömmel segítünk.

Ha hasznosnak találtad a bejegyzésünket, kövesd az oldalunkat, hozunk még további hasznos tartalmakat.

Mike Archer

Amióta asszisztensként dolgozom…

A napokban elmélkedős hangulatban voltam (Kata), és feltettem magamnak a fenti kérdést:

Mi változott az életemben, amióta asszisztensként dolgozom?

Rengeteg dolog jutott eszembe, ezekből szeretnék egy párat megosztani veletek. Hogy miért? Csak azért, hogy lássátok, egyszer minden rész a helyére kerül a kirakós darabkái közül. Hogy nem véletlenek az életetekben bekövetkezett események. Hogy bár látszólag oda nem illő részek és vakvágányoknak tűnő útvonalak keresztezik az utatokat, a végén mindenki révbe ér. Ahogy én is.

napló - kata 2

Amióta asszisztensként dolgozom…

1. Rengeteg új dolgot tanultam és még tanulok is folyamatosan.

2. Még mindig tele izgalommal, de már sokkal bátrabban és határozottabban hívok fel ismeretlen embereket. 🙂

3. Én osztom be az időmet. A hétvége és az ünnepnapok nem mindig “pirosbetűs” ünnepek a naptáramban, de mindez egyáltalán nem zavar. Cserébe viszont bármikor kivehetek egy hétköznapot és beiktathatok egy szabadnapot.

4. A határidőnaplóm a legfontosabb kelléke a mindennapjaimnak (látjátok, teljesen személyre szabott és egyedi. ;))

5. Sosem utasítom el elsőre a munka elvégzését, ha új feladatok ellátására érkezik megkeresés. Nincs olyan ember, aki mindenhez ért. Az ügyfelek boldogan elmesélik, hogyan szeretnék, hogyan képzelik el és kitaláljuk, hogyan valósítsuk meg EGYÜTT.

6. A legboldogabb pillanatok egyike még mindig az, amikor egy projekt beindul:
– amikor a megkeresésből együttműködés lesz,
– amikor az igény és a szolgáltatás találkozik.

hourglass-620397_6407. Nem feltétlenül működik minden teljesen flottul és zökkenőmentesen az elején.
Szükség van egy kis időre, amíg kitapasztaljuk a dolgokat. Mint az első pár randin. Ismerkedünk, próbálkozunk, kicsit botladozunk, de szépen lassan egymáshoz idomulunk. Tökéletesítjük, és finomhangoljuk a kapcsolatunkat. Imádom az együttműködés ezen szakaszát.

8. Bár online dolgozunk, ez mégsem olyan, mint egy “vakrandi”. Minden munkánk próbamunkával és egy személyes találkozóval indul, így legalább lehetőséget kapunk egy rapidrandira, mielőtt belevágunk a közös kalandba. Mert kalandos lesz, az biztos!

9. Amióta asszisztensként dolgozom, a gyomromban már szinte folyamatos az a lüktető izgalom, ami azzal a felemelő érzéssel párosul, hogy az Asszisztensed.com csapattagja lehetek, és bármelyik pillanatban történhet egy újabb nagyszerű dolog. Bármikor pittyenhet a telefon, jöhet egy e-mail, érkezhet egy új feladat, egy új megkeresés, vagy egy probléma, aminek a megoldásán dolgozhatunk közösen együttműködve, örömmel, hozzáértéssel és készséggel.

10. Büszke vagyok arra, amit eddig megtanultam, és már tudom, értem, érzem, hogy semmi sem volt véletlen. Minden munkahelynek, pozíciónak, élethelyzetnek megvolt a szerepe, hogy most itt lehessek és segíteni tudjak és boldogan elvégezzem azt a munkát, ami másnak talán mumusnak és időrablónak tűnhet, de nekem már ez az életem.

Ha vannak olyan munkáid, amit szívesen kiszerveznél, ne hezitálj tovább, írj nekünk és egyeztessünk a részleteket. Örömmel segítünk. Nézd meg itt, hogyan tudunk együttműködni.

Mike Archer

Hogy mit tanultam a tevémtől?! Elárulom…

Egy virtuális asszisztens vallomása

Lucy, (12)Szokásaink alakítják életünket. Egy jó szokás kialakítása, mindennapi életünkbe való beillesztése eredményes változást, rendszert, következetességet és mindennapos rutint hozhat. Legfőképpen, ha mindez észrevétlenül rituálévá változik. Ugye, milyen kecsegtetően hangzik? Nem csupán a virtuális asszisztenseknek lehet ez segítség. Neked is beválhat. Mutatom, hogyan.

Az első munkahelyemen dolgoztam, amikor hirtelen a dolgozók között futótűzként elterjedt a tevék nevelgetése. Hogy én se maradjak ki a “jóból”, természetesen én is regisztráltam arra a bizonyos oldalra és minden reggel lelkesen foglalkoztam az új családtaggal. Aki nem ismerné a programot, annak pár szóban elmesélem, hogy ez egy nevelgetős-tanítgatós oldal, amellyel naponta pár percet szoktak foglalkozni.
Continue reading “Hogy mit tanultam a tevémtől?! Elárulom…”

Mike Archer

Hasznos progik az asszisztensedtől 1.

Lucy, (10)

Olyan nagyszerű alkalmazásokat szeretnénk neked bemutatni, amelyek a mi munkánkat is eredményesebbé teszik, és időt is spórolnak nekünk. Lehet, hogy ezek a programok nem csak egy virtuális asszisztensnek segítenek, de a te életedet is megkönnyíthetik. Ha még nem ismered és nem használod ezeket, érdemes kipróbálnod őket. A mai napon egy olyan programot mutatunk, ami a személyes találkozásokhoz kapcsolódik, és a használatának megismerése csupán pár percet vesz igénybe.

Continue reading “Hasznos progik az asszisztensedtől 1.”